Начало… » Содержание » Работа клерка » Дневник времени » Иерархическое планирование
Ведение дневника времени.
B. Календарная часть.
Самой важной частью дневника времени (от чего, в общем-то, он так и называется), это календарная часть. Именно она ведет учет всех видов деятельности и запланированного на них времени.
Календарная часть предназначена для записи планов деловой и творческой деятельности. Эти планы делятся на концептуальные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные и недельные. Рассмотрим их по-подробнее.
B.1. Классификация планов
Концептуальные планы.
Это планы на "всю жизнь". Они могут перестраиваться время от времени, и не должны влиять на ежедневное планирование.
Важность составления концептуальных планов -- они помогают определить Вашу цель жизни и миссию на этой планете. За этими громкими словами скрывается, как ни странно, спокойная жизнь, чистая совесть и счастливая старость. Человека, вовремя определивший свою миссию и хотя бы наполовину ее выполнивший, уже не тревожат вопросы типа: "Зачем я это делаю?", "Что делать?" и "Кто виноват?".
Среднесрочные планы.
Среднесрочные планы составляются на несколько лет вперед. Они строятся на основе концептуальных (долгосрочных) и рассчитываются обычно на 5 лет. Являются основой годовых планов. Обычно это таблица целей с разбивкой по годам.
Размер среднесрочного плана -- три тетрадных разворота.
Важность среднесрочного планирования -- это определить свои долговременные перспективы в жизни. Как правило, в среднесрочном плане содержатся цели, которые человек реально может себе запланировать, с учетом (прогнозом) внешних обстоятельств. Они должны соответствовать концептуальным планам. Если в Вашем концептуальном плане записано "служение людям", а в среднесрочном -- "дорогая машина", "коттедж", "счет в банке", "развлечения", то Вы обманываете сами себя.
Годовые планы
Эти планы строятся на основе среднесрочных, откуда переносятся задачи, срок исполнения которых наступил (но не раньше!) Задачи, которые не решились в текущем году, нужно переносить в следующий год только после его анализа и переработки. Планы разбиваются на кварталы и месяца. Детализация плана -- 1 месяц. Срок составления годового плана -- декабрь предыдущего года. Корректировать годовой план можно в любое время.
Размер плана -- два тетрадных разворота.
Квартальные планы.
Служат для контроля годового плана. Они позволяют правильно распределять время между задачами. В квартальном плане раскрываются подцели основной цели, поставленной в годовом плане, происходит детализация цели и выделение под нее временных ресурсов. Детализация плана -- до недели.
Размер плана - тетрадный разворот.
Месячный план.
Этот план составляется на основе квартального и предыдущего месячного планов. В него вносятся сначала задачи, которые вошли в квартальный план, затем задачи, которые остались не сделанными в предыдущий период, и, наконец, задачи, возникшие неожиданно. Задачи планируются уже с выделением дня исполнения задачи. Начинает проводиться учет "поглотителей времени".
Размер плана -- тетрадный разворот.
Недельный план.
В нем отображается распорядок дня на неделю, вместе с объемом, сроком и необходимыми ресурсами. Разбивка плана происходит по приоритетам:
- Какова центральная задача?
- Самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
- Обязательные задачи (вне зависимости от важности).
- Рутинная работа (постоянно отнимающая время).
- Возможные задачи (нерешенные задачи).
- Что еще уместно сделать?
- Какие события можно предупредить (но планирование которых не обязательно)?
Недельный план --самый ответственный. Его размер -- одна тетрадная страница.
B.2. Недельные планы.
При составлении недельного плана необходимо учитывать следующие требования:
Составление плана заданий. Сюда включаются:
- Задачи месячного плана.
- Не выполненные на предыдущей неделе дела (с отметкой об их длительности).
- Добавившиеся дела (были ли они предусмотрены?)
- Сроки, которые необходимо соблюсти. Их надо предусмотреть заранее.
- Периодические события, о наступлении которых известно загодя.
Оценка длительности событий.
После каждого задания поставьте ориентировочное время его выполнения (с точностью до 0,5 часа).
Резервирование времени "про запас".
Планируемая работа должна занимать 60% рабочего (и личного!)времени. 20% времени должно резервироваться на неотложную непредвиденную работу, и 20% времени -- на самообразование и творческую работу. Дополнительно 1 час в день нужно выделять для личных нужд (в частности, для ведения дневника времени).
Таким образом, планируемое рабочее время должно укладываться в 5 часов, планируемое личное время -- 1 - 2 часа, все не уложившееся в это время дела необходимо отнести к сверхурочным и сократить до минимума! Впоследствии, когда Вы научитесь лучше планировать свое время, их быть не должно.
Выделение задач по приоритетам.
Смотри раздел B.3. данного документа.
B.3. Классификация задач.
Еще в средние века была выведена следующее правило, по которому оценивается любых дел (причем не только конторских!) Оно называется правилом 80-20. Суть его следующая:
- 20% дел требуют для своей реализации 20% времени и обеспечивают 80% результата.
- 80% дел требуют для своей реализации 80% времени и обеспечивают только 20% результата.
Это позволит оптимизировать процесс планирования и выполнения своих планов. Нужна только методика, по которой оцениваются приоритеты выполнения задач.
По методике, предложенной президентом Эйзенхауэром, все задачи, решаемые в офисе, можно разделить на четыре группы:
- важные и срочные. Эти задачи, которые обеспечивают основной результат деятельности, а занимают немного времени. Эти задачи лучше всего решать самому.
* важные и несрочные. Эти задачи, время исполнения которых не подошло. Их лучше отложить и запланировать на другой период. Для контроля за этими делами лучше всего использовать календари или органайзеры.
* неважные, но срочные. Эти задачи не вносят весомый вклад в общее дело, но, как правило, занимают 80% времени. Эти дела лучше поручить своим подчиненным и поставить на контроль.
* неважные и несрочные. Это так называемые "дела паразиты". Как правило, они не вносят никакой вклад в общее время, но занимают много времени. По Эйзенхауэру, такие дела лучше вообще не делать и не поручать никому, а если их все-таки навязывают, не бойтесь отстоять свое мнение об их ненужности. В противном случае Вы рискуете заработать "букет" различных болезней.
Автор рекомендует для оценки важности дел использовать десятибалльную систему. По этой системе важность события оценивается баллами. Пример соответствия баллов и системы Эйзенхауэра:
- 9 - 10 баллов: Очень важная работа высокой срочности.
- 7 - 8 баллов: Важная работа средней срочности.
- 4 - 6 баллов: Неважная или несрочная работа.
- 1 - 3 баллов: Неважная и несрочная работа. Обычно не планируется.
Кроме того, для выделения важной работы на полях дневника ставится восклицательный знак (!).
B.4. Анализ использования времени.
Этот раздел автором в ближайшее время писаться не будет.
B.5. Оформление концептуального плана.
Для успешного планирования своей деятельности необходимо составить концептуальные планы. Они состоят из трех разделов:
1. Моя миссия в этом мире на это воплощение.
Это наиболее важная часть плана, и одновременно самая легкая в оформлении. Нужно записать дату и время составления миссии и выразить свою миссию одним предложением. Время от времени нужно возвращаться к написанному и корректировать миссию.
2. Таблица 1 концептуального плана: "Жизненные долгосрочные цели."
Эта таблица состоит из заголовка, в котором приводится название таблицы и дата составления, и собственно таблицы из 6 столбцов. Столбцы имеют следующие заголовки:
- Номер цели.
- Сфера жизни. В ней указывается, к какой части Вашей жизни занимает тот или иной план. Грубо сферы жизни можно разделить на:
- Материальную (деньги, вещи, доходы, недвижимость и т.п.)
- Профессиональная (карьера, учеба, достижения, творчество и т.п.)
- Личная (дружба, жена, любовница, дети и т.п.)
- Здоровье (без комментариев.)
- Что либо другое.
- Жизненная цель. Здесь описывается сама цель одним предложением.
- Мотивация. Это очень важная часть плана. Здесь нужно одним предложением ответить на вопросы, для чего нужна Вам эта цель, как она соотносится с Вашей миссией.
- Связь с другими целями. Здесь нужно указать приоритеты целей и их развитие. Оно указывает, что будет после реализации цели.
- Примечание. Без комментариев.
3. Таблица 2 концептуального плана. Эта таблица служит для конкретизации жизненных целей. Она состоит из семи столбцов, названия которых следующие:
- Номер цели по-порядку.
- Номер цели по таблице N 1.Этот столбец указывает, как связаны ваши конкретные планы с жизненными планами.
- Сфера жизни. Повторяется сфера из таблицы N 1.
- Жизненная цель. Конкретное описание цели, достаточное для планирования и выполнения (без лишних слов). Например: "купить машину", "построить дачу", "жениться" и т.п.
- Важность цели по десятибалльной системе.
- Сроки выполнения плана (до года).
- Примечание.
Этих таблиц вполне достаточно, чтобы выявить свои жизненные цели, не разбрасываться на мелочи, и размеренно и спокойно жить и выполнять свои планы. Таблица N 2 также используется для составления среднесрочных планов.
.