Учебник по датамайнингу

Приложение №III. Почтовые клиенты: Описание

• Начало…
• Содержание…
• Оглавление
• Оглавление 1
• Оглавление 2
• Вперёд…

 Начало… » Содержание » Учебник по датамайнингу » Приложение №III » Почтовые клиенты — введение 

      

 

Описание почтового клиента

Содержание

1. Введение в почтовые клиенты.

1.1. Агрегаторы корреспонденции

1.2. Хранилища учетных записей.

1.2.1. Что такое учетные записи электронной почты?

1.2.2. Как получают учетные записи электронной почты?

1.2.3. Кратко о видах учетных записей.

1.3. Адресная книга почтового клиента.

1.3.1. Что хранится в адресной книге?

1.3.2. Импорт и экспорт адресной книги.

1. Введение в почтовые клиенты.

На первый взгляд кажется, что в почтовом клиенте мало пользы: почти везде корреспонденцию можно получить из Интернет-браузера. Однако любой, кто познакомился с почтовым клиентом, наверняка от него не откажется. В принципе, с почтовым клиентом можно работать «почти без Интернета». Достаточно, чтобы Ваша сеть поддерживала почтовые протоколы.

Преимущества почтовых клиентов следующие:

1. Почтовый клиент - это агрегатор и хранитель Вашей корреспонденции.
2. Почтовый клиент - это Ваша записная книжка в Интернете.
3. Почтовый клиент - это хранитель и агрегатор Ваших учетных записей.
4. Почтовый клиент позволяет импортировать и экспортировать корреспонденцию и адресную книгу в другие программы.

Надеюсь, что все вышесказанные преимущества вызовут у Вас желание использовать почтовые клиенты везде. А пока автор более подробно познакомит Вас с почтовыми клиентами.

1.1. Агрегаторы корреспонденции

Почтовый клиент хранит всю Вашу корреспонденцию в виртуальных папках, привязанных к учетным данным. Папки имеют древовидную структуру, корень которой - учетная запись пользователя. Древовидная структура папок позволяет наилучшим способом использовать почтовый клиент для датамайнинга.

Хранение данных в папках и подпапках.

Рис. III.01. Вид дерева папок почтового клиента Microsoft Outlook 2003.

Изначально в клиенте присутствует только 5 папок, в том числе:

1. Входящие - для приема корреспонденции.
2. Исходящие - для посланной Вами, но еще не обработанной корреспонденции.
3. Отправленные - для отправленной и обработанной корреспонденции.
4. Контакты - аналог адресной книги.
5. Черновики - для непосланной сохраненной корреспонденции.

Вы можете добавить для себя и другие папки, структурирующие Вашу корреспонденцию по тематикам. Для создания подпапки в почтовом клиенте необходимо:

• выбрать папку, в которой Вы хотели бы создать подпапку (или корень для создания папки первого уровня);
• щелкнуть правой клавишей мыши на выбранной папке;
• в контекстном меню выбрать пункт: «Создать новую папку» (или аналогичный);
• в появившемся диалоговом окне задайте имя папки или комментарий к ней;
• нажмите клавишу “Enter”.

Между папками почтового клиента можно также перемещать сообщения и записи, как и между папками Microsoft Windows Explorer.

Упрощение синхронизации данных между программами.

Преимущество почтовых клиентов - в возможности копирования их данных как между почтовыми клиентами, так и между другими программами (базами данных, Excel, календарь, адресные книги и др.) Это очень удобно - не надо набирать данные вручную, Вы делает меньше ошибок, для синхронизации не требуется подключения к Интернету.

Кроме того, Вы можете синхронизировать свои данные между двумя вашими компьютерами (например, рабочий компьютер, домашний компьютер и ноутбук). Для этого можно:

1. Скопировать Вашу корреспонденцию в файл, формат которого совместим с Вашими почтовыми клиентами;
2. Если же на всех компьютерах у Вас установлены одни и те же почтовые клиенты, имеет смысл переносить сами файлы этих клиентов. Проще всего это сделать для почтового клиента Microsoft Outlook - все папки с данными и его настройки хранятся в файле “Outlook.pst”, который можно копировать с носителя на носитель.
3. Наконец, можно воспользоваться мобильным почтовым клиентом Portable Thunderbird (смотри ссылку на сайт <http://portableapps.com>).

Примечание: синхронизация данных для разных почтовых ящиков без использования почтового клиента практически невозможна. Вам потребуется вручную переслать отсутствующие копии писем между почтовыми ящиками.

1.2. Хранилища учетных записей.

Помимо хранилища корреспонденции, почтовый клиент также является хранилищем Ваших учетных записей электронной почты. Почтовый клиент позволяет собирать корреспонденцию сразу со всех почтовых ящиков что очень удобно для пользователя. В этом разделе будут даны базовые понятия об учетных записях. Более подробную информацию смотри ниже.

1.2.1. Что такое учетные записи электронной почты?

Учетная запись электронной почты - это набор необходимых сведений, необходимых для подключения внешних программ (почтовый клиент, антивирусный и антиспамовый модуль и т.п.) к серверу электронной почты для доступа к почтовому ящику пользователя.

Следует отметить, что учетные записи - это гораздо больше, чем адрес электронной почты пользователя (например, yudenisov@aport2000.ru). В учетных записях также содержится:

1. протокол доступа к почтовому ящику;
2. учетное имя и пароль для доступа к ящику;
3. адреса серверов электронной почты;
4. и другая необходимая информация.

1.2.2. Как получают учетные записи электронной почты?

Получить учетные записи электронной почты можно у Вашего провайдера (платная почта), а можно воспользоваться сервисами некоторых других компаний Интернета (бесплатная почта).

Платная почта.

При заключении договора предоставления услуг Интернета между Вами и провайдером (оператором Интернета) Ваш провайдер обычно предоставляет Вам в пользование личный электронный почтовый ящик и учетные записи для доступа к нему. Этот почтовый ящик выделяется Вам на период действия договора, вне зависимости от того, заключили ли Вы договор юридически или Вы воспользовались публичной офертой при покупке Интернет-карты. Стоимость владения этим ящиком уже включена в Вашу оплату услуг Интернета.

Достоинства платных почтовых ящиков:

1. У Вас есть гарантия Вашего провайдера тайны Вашей переписки.
2. У Вас не могут отобрать почтовый ящик на период действия договора.

Пожалуй, это все достоинства платных почтовых ящиков. Но эти достоинства востребованы, в основном, организациями, где важно юридическое закрепление объема и качества услуг Интернета. Для физических лиц лучше воспользоваться сервисами бесплатной почты.

Бесплатная почта.

Большинство коммерческих организаций, разместивших в Интернете свои порталы, предоставляют своим посетителям услуги размещения бесплатного почтового ящика. Любому посетителю, прошедшему регистрацию на сайте и заполнившему электронную анкету, выделяется место для размещения его почтового ящика, а на его адрес платного почтового ящика высылаются учетные записи для доступа к бесплатному почтовому ящику.

Достоинства бесплатных почтовых ящиков:

1. Независимость от провайдеров. При смене провайдера почтовый ящик останется за Вами.
2. Большой объем ящика.
3. Доступ к ящику из любой точки мира, где есть Интернет.
4. Помимо почтового ящика, компании предлагают другие услуги для зарегистрированных пользователей (обмен фотографиями, форумы, дневники и.т.п.)

Все это позволяет автору рекомендовать использование бесплатного почтового ящика широкому кругу лиц.

Адреса порталов, где можно получить бесплатные почтовые ящики, приведены здесь.

Размер почтового ящика.

Важной характеристикой ящика электронной почты является его размер. Тут все однозначно. Чем больше размер почтового ящика:

• тем дольше Вы можете в нем хранить свои письма;
• тем большее количество писем Вы можете принимать в Ваш почтовый ящик;
• тем более объемные письма могут приходить в Ваш адрес;
• тем более продолжительное время Вы можете не проверять свой ящик, не боясь его переполнения.

Однако, кроме объема Вашего ящика, имеется еще одна характеристика - скорость пересылки писем из ящика в почтовый клиент. На эту характеристику надо обращать больше внимания, чем на объем ящика. От этого зависит комфорт работы с электронной почтой.

1.2.3. Кратко о видах учетных записей.

Виды учетных записей указывают, каким образом должна производится загрузка в почтовый клиент корреспонденции пользователя с сервера электронной почты. Этот обмен может происходить по следующим протоколам:

• IMAP. Протокол синхронизации корреспонденции на сервере электронной почты со всеми папками почтового клиента.
• POP3. Протокол загрузки (не синхронизации!) корреспонденции с сервера электронной почты в папку «Входящие» (“Inbox”) почтового клиента. Имеет множество настроек.
• SMTP. Протокол отправки электронной почты.
• UUCP. Устаревший протокол связи компьютеров. Может использоваться для получения и отправки электронных писем.
• Защищенные POP3, SMTP и др. Эти протоколы перед получением или отправкой корреспонденции шифрует ее.

Остальные протоколы (например, X.400) в повседневной практике почти не встречаются.

1.3. Адресная книга почтового клиента.

Согласитесь, использование почтового клиента было бы затруднительным, если бы Вам каждый раз приходилось бы набирать адреса Ваших корреспондентов вручную. Но для хранения такой информации в почтовом клиенте есть адресная книга.

1.3.1. Что хранится в адресной книге?

a)

b)

c)

d)

Рис. III.02. Вид адресной книги почтовых клиентов:
a) Outlook Express 6.0.
b) Microsoft Outlook 2003.
c) Portable Thunderbird.
d) the Bat

В электронной адресной книге (в любой, а не только встроенной в почтовые клиенты книге)имеются следующие позиции:

Данные о пользователе.

Личные данные.

Фамилия;

Имя;

Отчество (не всегда);

Место работы, название фирмы и должность (не всегда);

Адреса электронной почты.

Один или несколько адресов электронной почты, с указанием категории ящика (рабочий, домашний и т.д.);

Телефоны.

Один или несколько телефонных номеров с указанием категории (рабочий, домашний, сотовый, факс и т.п.);

Почтовые адреса.

Один или несколько почтовых адресов корреспондента, иногда с указанием категории;

Адреса Веб-страниц.

Адреса рабочей и домашней Веб-страницы;

Примечание.

Для любой другой информации в произвольной форме.

Примечание: в принципе, эти же самые данные находятся и на визитной карточке любого сотрудника.

Данные в адресную книгу можно заносить вручную, а можно импортировать эти адреса из другой адресной книги или базы данных.

1.3.2. Импорт и экспорт адресной книги.

Для синхронизации данных между адресными книгами используется механизм импорта и эксперта записей с адресами. Для этого в меню «Файл» почтового клиента есть пункты: «Импорт >» и «Экспорт…».

Обычно пункт «Импорт >» включает в себя больше форматов записей, чем пункт «Экспорт…». Это объясняется политикой фирм-разработчиков почтовых клиентов. Они считают свой почтовый клиент «наилучшим», поэтому считают, что все будут переходить на их клиент, а, значит, более востребованной будет папка «Импорт >». В пункте меню «Импорт >» будут вызываться мастера, которые позволят Вам с наименьшими проблемами импортировать адресные книги из других программ.

Не смотря на наличие мастеров, при проведении операции импорта могут возникнуть проблемы. Перечислим их:

1. Многие адресные книги плохо совместимы между собой. Вследствие этого может отсутствовать «прямой» импорт записей, а потребуется перед экспорт в «совместимый» формат.
2. При импорте записей, особенно представленных в «совместимом» формате, Вам может потребоваться «вручную» указать соответствие полей в экспортируемой базе записей полям в импортируемой базе. В противном случае результат импорта будет крайне неудовлетворительным. Пример: обозначение должности корреспондента в своей организации в одной книге может быть «Должность», а в другой - «Профессия». Не смотря на то, что эти синонимы имеют близкое значение, мастер не «осознает» близости этих слов и будет игнорировать эти записи.
3. Вследствие высказанного считайте, что корректно импортируются только следующие поля адресной книги:

• Фамилия;
• Имя;
• E-mail (первый);
• Телефон (первый);

Все остальное - «от лукавого».

Импорт может осуществляться в следующих режимах:

1. Импортируемые данные просто добавляются к имеющимся записям. Одинаковые записи как бы дублируются. Это стандартный и самый надежный режим импорта;
2. Одинаковые записи, встречающиеся в первой книге, заменяются импортируемыми из второй (с потерей части информации);
3. Одинаковые записи, встречающиеся в первой книге, не импортируются из второй.

Примечание: использование второго и третьего режима импорта чревато потерей информации.

Для импорта записей в «совместимом» формате вначале необходим их экспорт в файл нужного формата с помощью меню «Экспорт». Наиболее часто встречаются следующие «совместимые» форматы файлов:

1. Формат VСard (.VCD). В этом формате файлы с записями имеют большое число позиций, поэтому записи в этом формате импортируются в другую программу практически без потери информации.
2. Формат XML (.XML). Конкурент формата VСard по полноте описания записей. Однако он занимает большой объем и, что существеннее, поддерживается не всеми программами.
3. Текстовый файл, разделенный запятыми. Самый простой и компактный формат записей, но, в то же время, при импорте из него часть информации теряется.
4. Формат Microsoft Excel (.xls). Мало отличается (по принципу импорта записей) от текстового файла. Но, в то же время, полученный файл можно обрабатывать программой “Microsoft Excel”, что расширяет функциональность такого рода синхронизации (файл перед импортом можно «Подправить» в Excel).

См. далее...