Учебник по датамайнингу

Планирование сбора информации

 Начало… » Содержание » Учебник по датамайнингу » Том I » Выбор целевой функции… » Планирование исследований… 

      

 

B.5. Планирование сбора информации.

Содержание

B.5.1. Планирование как непрерывный процесс

B.5.2. Организация планирования процесса сбора информации

B.5.3. Линейные диаграммы

B.5.4. Сетевое планирование

B.5.5. Расширенный план произведения. Тезисы

B.5.6. Резюме

=== *** === *** ===

Одновременно со сбором материала, а точнее в самом его начале, необходимо написать план-содержание произведения. Это очень важно, поскольку сбор материалов привязывается к плану произведения и этим облегчается систематизация материала, о которой говорилось раньше.

Хороший план - это половина успеха в проведении исследований методами датамайнинга. При написании плана обдумывается основные моменты исследований. При этом факты связываются в единую последовательность. Хороший план позволяет автору лучше собирать факты в единое целое, не отвлекаться на посторонние темы, на связанные с задачей исследования, придает ему нужное направление движения мысли.

План должен соответствовать целям и миссии сбора данных. Это является само собой разумеющимся условием - что это за документ, в котором происходит отступление от принципов, определенных в начале работы? Но, как показывает практика, в процессе подготовки произведения может произойти коррекция начального плана. Эта коррекция может быть связана со следующими причинами:

1. Изменение целевой функции либо модели задачи в процессе исследований. Иногда оно имеет место. Например, заказчик документа может изменить задачи и/или сумму вознаграждения за исследования. Или в процессе исследования выяснилось, что исследуемая модель первоначально выбрана неправильно. Поэтому сбрасывать со счетов эту причину нельзя.
2. В процессе работы иногда выясняется, что собрать материал по некоторым вопросам, поднимаемыми при проведении исследования, не представляется возможным по разным причинам. Также может оказаться, что по какому-либо вопросу при начальном планировании было уделено недостаточное внимание, и после сбора материала его пришлось расширить.
3. В процессе исследований методами датамайнинга исследователь может кардинально сменить взгляд на раскрываемые им вопросы.
4. Часть вопросов, поднимаемых в процессе исследования, снимается по внешним причинам (устаревание данных, прекращение выпуска исследуемых изделий, изменение моды и т.п.)
5. После сбора материала автор решит, что материал следует разбить на несколько независимых документов.
6. И по другим причинам.

Из этого следует, что в начале планирования план должен быть кратким и занимать 1 - 2 листа текста. Это, с одной стороны, позволит очертить круг вопросов, рассматриваемых в процессе исследования, а с другой стороны, в случае их изменения (появления новых и снятия старых вопросов) внести их в план с наименьшими его изменениями. Оба этих подхода к плану позволят Вам сэкономить время на стадии составления плана.

Тем не менее, разрабатывая план исследования методами датамайнинга, заранее сформулируйте поднимаемые вопросы, проведите разбиение произведения на части, главы, параграфы, разделы (для документа), то есть напишите иерархический конспект. Этот конспект Вы можете в дальнейшем реализовать в виде древовидной базе данных (MyBase или AML Pages). Также продумайте нумерацию разделов. Уже одно это позволит Вам правильно распределить силы при подготовке материала.

Пример, Как это делал автор.

Автор данной работы, после того, как определится с идеей, целью и миссией произведения, начинает писать план будущего произведения. Сначала он строит интеллект карту, на которой он указывает основные мысли и идеи, касающиеся темы и вопросов, поднимаемых в произведении. После чего оно «сворачивает» интеллект-карту в конспект.

Вначале он описывает только части, нумеруя их латинскими буквами A - Z. После этого он начинает «наполнять» содержимое глав вопросами, выделяя для каждого вопроса главы и разделы. Если вопрос сложный, он добавляет для каждого частного вопроса подраздел. И части, и разделы, и подразделы автор нумерует арабскими цифрами.

Если в дополнение к тексту необходимы рисунки, формулы, таблицы и диаграммы, автор нумерует их по порядку, дописывая перед их номером префикс части (например, рисунок B.1.).

Полученную «древовидную» план-структуру произведения автор переводит в электронный вид (попросту набирает план на клавиатуре), а затем вписывает в эту структуру собранный материал. Далее производится верстка документа - и новая работа автора готова.

B.5.1. Планирование как непрерывный процесс.

«Времени не хватает!» «Времени нет» - слышим мы вокруг. Однако сколько времени мы проводим за телевизором? За столом с бутылкой вина? За послеобеденным сном? За перекладыванием бумажек на столе на работе? А так ли необходимы наши дела? Ответы на этот вопрос помог найти многим людям дневник времени. Автор статьи регулярно им пользуется, и рекомендует вести его другим.

Планирование времени должно проводиться не эпизодически, от случая к случаю, а на постоянной основе. Только в этом случае Вы научитесь основным навыкам планирования своей деятельности вообще, а также планированию исследований и написанию документов в частности. Эти навыки - бесценны для любого исследователя и творческого работника. Ведь они, и только они могут предсказать, насколько сложна задача и окупятся ли вообще затраты, вложенные в проводимые исследования.

Дневник времени предназначен для планирования времени работы и отдыха руководителей, офисных работников и представителей творческих профессий. Дневник времени состоит из следующих разделов:

• Календарная часть.
• Раздел дат.
• Дополнительный раздел.

B.5.1.1. Календарная часть дневника времени.

Самой важной частью дневника времени (от чего, в общем-то, он так и называется), это календарная часть. Именно она ведет учет всех видов деятельности и запланированного на них времени.

Календарная часть предназначена для записи планов деловой и творческой деятельности. Эти планы делятся на концептуальные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные и недельные. Рассмотрим их поподробнее.

B.5.1.2. Классификация планов.

Концептуальные планы.

Это планы на «всю жизнь». Они могут перестраиваться время от времени, и не должны влиять на ежедневное планирование.

Среднесрочные планы.

Среднесрочные планы составляются на несколько лет вперед. Они строятся на основе концептуальных (долгосрочных) и рассчитываются обычно на 5 лет. Эти планы являются основой годовых планов. Обычно это таблица целей с разбивкой по годам.

Размер среднесрочного плана - два тетрадных разворота.

Годовые планы.

Эти планы строятся на основе среднесрочных, откуда переносятся задачи, срок исполнения которых наступил (но не раньше!) Задачи, которые не решились в текущем году, нужно переносить в следующий год только после его анализа и переработки. Планы разбиваются на кварталы и месяца. Детализация плана - 1 месяц. Корректировать годовой план можно в любое время.

Размер плана - два тетрадных разворота.

Квартальные планы.

Служат для контроля годового плана. Они позволяют правильно распределять время между задачами. В квартальном плане раскрываются подцели основной цели, поставленной в годовом плане, происходит детализация цели и выделение под нее временных ресурсов. Детализация плана - до недели.

Размер плана - тетрадный разворот.

Месячный план.

Этот план составляется на основе квартального и предыдущего месячного планов. В него вносятся сначала задачи, которые вошли в квартальный план, затем задачи, которые остались не сделанными в предыдущий период, и, наконец, задачи, возникшие неожиданно. Задачи планируются уже с выделением дня исполнения задачи. Начинает проводиться учет «поглотителей времени».

Размер плана - тетрадный разворот.

Недельный план.

В нем отображается распорядок дня на неделю, вместе с объемом, сроком и необходимыми ресурсами. Разбивка плана происходит по приоритетам:

• Какова центральная задача?
• Самая существенная задача, требующая наибольших затрат времени?
• Обязательные задачи (вне зависимости от важности).
• Рутинная работа (постоянно отнимающая время).
• Возможные задачи (нерешенные задачи).
• Что еще уместно сделать?
• Какие события можно предупредить (но планирование которых не обязательно)?

Недельный план - самый ответственный. Его размер - одна тетрадная страница.

B.5.1.3. Недельные планы.

При составлении недельного плана необходимо учитывать следующие требования:

Составление плана заданий. Сюда включаются:

• Задачи месячного плана.
• Не выполненные на предыдущей неделе дела (с отметкой об их длительности).
• Добавившиеся дела (были ли они предусмотрены?)
• Сроки, которые необходимо соблюсти. Их надо предусмотреть заранее.
• Периодические события, о наступлении которых известно загодя.
• Оценка длительности событий.

После каждого задания поставьте ориентировочное время его выполнения (с точностью до 1 часа).

Резервирование времени «про запас».

Планируемая работа должна занимать 60% рабочего (и личного!) времени. 20% времени должно резервироваться на неотложную непредвиденную работу, и 20% времени - на самообразование и творческую работу. Дополнительно 1 час в день нужно выделять для личных нужд и один час в неделю - для ведения дневника времени.

Таким образом, планируемое рабочее время должно укладываться в 5 часов, планируемое личное время - 1 - 2 часа, все не уложившееся в это время дела необходимо отнести к сверхурочным работам и сократить до минимума! Впоследствии, когда Вы научитесь лучше планировать свое время, их быть не должно.

Выделение задач по приоритетам.

Смотри раздел B.5.1.4. данного руководства.

B.5.1.4. Классификация задач.

Еще в средние века была выведена следующее правило, по которому оцениваются любые дела. Оно называется правилом 80-20. Суть его следующая:

• 20% дел требуют для своей реализации 20% времени и обеспечивают 80% результата.
• 80% дел требуют для своей реализации 80% времени и обеспечивают только 20% результата.

Это позволит оптимизировать процесс планирования и выполнения своих планов. Нужна только методика, по которой оцениваются приоритеты выполнения задач.

По методике, предложенной президентом Дуайтом Эйзенхауэром, все задачи, решаемые в офисе, можно разделить на четыре группы:

• важные и срочные. Эти задачи, которые обеспечивают основной результат деятельности, а занимают немного времени. Эти задачи лучше всего решать самому.
• важные и несрочные. Эти задачи, время исполнения которых не подошло. Их лучше отложить и запланировать на другой период. Для контроля над этими делами лучше всего использовать календари или органайзеры.
• неважные, но срочные. Эти задачи не вносят весомый вклад в общее дело, но, как правило, занимают 80% времени. Эти дела лучше поручить своим подчиненным и поставить на контроль.
• неважные и несрочные. Это так называемые «дела паразиты». Как правило, они не вносят никакой вклад в общее дело, но занимают много времени.

Примечание автора: если Вы дорожите своим здоровьем, никогда не делайте и не поручайте другим «дела паразиты»!

Автор рекомендует для оценки важности дел использовать десятибалльную систему. По этой системе важность события оценивается баллами. Пример соответствия баллов и системы Эйзенхауэра:

• 9 - 10 баллов: Очень важная работа высокой срочности.
• 7 - 8 баллов: Важная работа средней срочности.
• 4 - 6 баллов: Неважная или несрочная работа.
• 1 - 3 баллов: Неважная и несрочная работа. Обычно не планируется.

Кроме того, для выделения важной работы на полях дневника ставится восклицательный знак (!).

B.5.1.5. Формы для планов.

В данном приложении даны формы и таблицы, применяемые для ведения Дневника времени. Это варианты, которыми пользуется автор. При желании Вы можете добавить или удалить какие-либо из столбцов таблицы, а также изменить сокращения. В общем, дерзайте!

Таблицы.

• ТАБЛИЦА 1. Среднесрочные планы (на пять лет)
• ТАБЛИЦА 2. Годовой план.
• ТАБЛИЦА 3. Квартальный план.
• ТАБЛИЦА 4. Месячный план.
• ТАБЛИЦА 5. Недельный план.

B.5.1.6. Условные обозначения и сокращения, используемые в дневнике времени (предложенные автором).

В. - Визит к кому-либо.	Вс. - Встречи, визиты ко мне.
Пр. - Письменная работа.	Кр. - Работа на компьютере, в Интернет.
По. - Поездки внутри города.	Т. - Телефонные переговоры.

B.5.1.7. Отметки о состоянии дел (предложенные автором).

От. - Отложено.	Сн. - Снято с исполнения.
* - Выполнено.	* - Запланировано.
- - Не выполнено, отсутствует.	*! - Выполнено особенно хорошо.
! - Важно.	*- - Выполнено не до конца, плохо.
? - Выяснить.	К - дело на контроле.

B.5.2. Организация планирования процесса сбора информации.

Содержание.

B.5.2.1. Нормоконтроль времени поиска в Интернете и написания документов;

B.5.2.2. Ведение дневника событий и дневника времени;

B.5.2.2.1. Для чего нужно вести дневник событий?

B.5.2.2.2. Протоколирование событий в дневнике;

B.5.2.2.3. Алгоритм ведения дневника времени;

B.5.2.3. Программы для ведения дневников событий:

AML Pages;

Laskin Soft Diary;

B.5.2.4. Программы для ведения дневников времени:

Microsoft Excel/Open Office Calc;

Microsoft Outlook;

Portable Sunbird;

B.5.2.1. Нормоконтроль времени поиска в Интернете и написания документов.

Прежде, чем планировать время своей работы, необходимо определиться: «А сколько времени займет каждая работа, записанная в плане?» Ответ на этот вопрос даст Вам процесс, называемый «нормирование рабочего времени». Нормирование рабочего времени на предприятии, и нормирование рабочего времени творческого работника различаются коренным образом - в творческом труде нет «эталона», по которому можно сравнивать затраты времени. Тем не менее, рассмотрим основные «элементарные работы» в процессе творческого труда и/или поиске информации.

Человеку, занятому датамайнингом, приходится часто осуществлять следующие действия:

• поиск ссылок и литературы;
• работу в библиотеке;
• работу в Интернете;
• работу по написанию планов, тезисов, документов;
• работу по набору текста;
• работу по оформлению результатов исследования;
• работу по настройке программ.

Рассмотрим эти работы поподробнее.

1. Поиск ссылок и литературы.

В процессе этого поиска Вам придется просматривать большие объемы текста из периодической литературы и СМИ. Это отнимает много времени, особенно если Вы не обладаете навыками быстрого чтения. Кроме самого чтения, Вам надо фиксировать реквизиты найденных ссылок и литературы.

У автора время просмотра одного журнала (~70 страниц) составляет 45 минут, вместе с фиксированием ссылок. Просмотр четырех журналов займет 3 часа времени, что составляет половину всего времени планирования на день работы.

Просмотр же монографии занимает еще больше времени (~20 страниц за час), что объясняется большим смысловым объемом информации и ее более сложным усвоением (запоминанием логической последовательности).

На поиск литературы в библиотечных каталогах, вне зависимости от количества литературы, обычно затрачивается 1 – 1,5 часа.

2. Работа в библиотеке.

Работа в библиотеке складывается из четырех этапов:

1. Поиск литературы в каталоге;
2. Ожидание получения заказа;
3. Чтение литературы;
4. Конспектирование и ксерокопирование.

Итого время, проведенное в библиотеке, будет потрачено на:

Поиск литературы ~ 1,5 часа;

Ожидание заказа ~ 45 мин. - 1 час;

Чтение литературы ~ 2 часа;

Конспектирование ~ 1 час,

Ксерокопирование ~ 30 - 45 мин.

Всего на поход в библиотеку надо запланировать 1 рабочие сутки.

Это время можно (и нужно) оптимизировать. Например, можно потратить на поиск в каталоге и заказ книги 1 сутки, а вторые сутки посвятить чтению и конспектированию. Если есть возможность, то пользуйтесь абонементом - это позволит Вам меньше времени проводить в читальном зале. В читальный зал никогда не заказывайте более двух работ за раз. Не уплотняйте время работы в библиотеке «до упора». Ведь чтение литературы - очень трудоемкий процесс, требующий умственного напряжения. При планировании времени, приведено в библиотеке, не заключайте включать 30 минут перерывы после каждых 1,5 часа, проведенных в читальном зале.

3. Работа в Интернете.

Это один из трудно прогнозируемых этапов работы. Скорость работы в Интернете зависит от:

1. Скорость канала подключения к Интернету;
2. Сложностью страниц (динамические страницы грузятся намного дольше статичных);
3. Количества рисунков и других элементов оформления на страницах (чем их больше, тем дольше грузится страница);
4. Удобства навигации на сайте;
5. Качества подбора ключевых слов;
6. Наличия «сорных» сайтов, дорвеев и т.п.;
7. Настроек Вашей системы безопасности на компьютере.

В среднем одна страница грузится (при скорости 5 Кбайт/с) 5-7 минут. К этому времени надо прибавить время, затраченное на чтение страницы, определения её «веса», сохранения страницы и выбора новой ссылки.

В среднем времени на просмотр одной страницы Интернета составляет 10 -12 минут, а в сутки реально можно просмотреть до 25 страниц Интернета.

4. Работа по написанию планов, тезисов, Интеллект-карт.

Эта работа - наиболее ответственная. Она влияет на общий успех или неудачу всего проекта. Занимает она не много времени (~ 0,5 часа), однако требует постоянного контроля и коррекции в процессе всей работы. Желательно ей посвятить каждые полчаса в начале выполнения работ по проекту.

5. Работы по написанию документов.

На основании написанных тезисов из собранного материала необходимо готовить текст (конспекты) работы (результирующего документа). Желательно первоначальный набросок сделать «от руки», написав текст на бумаге, желательно в тетрадях по 12 листов (но возможны варианты). Автор «исписывает» эту тетрадь за 4 часа.

Одна из особенностей написания документа - Вы будете возвращаться к написанному тексту несколько раз, внося в него корректуру и изменения. Изменения, носящие принципиальный характер, вносятся в текст до его набора. Поэтому, рассчитав время на написание конспекта, при его планировании смело умножайте на коэффициент ~ 2,0 - время на коррекцию и изменение текста.

6. Работа по набору текста.

После написания конспекта необходимо его перевести в электронный вид (попросту набрать на клавиатуре). Длительность этой работы зависит от Вашего опыта работы с компьютером. Автор здесь не может привести никаких оценок.

После набора текста необходимо провести его проверку на орфографические ошибки, ошибки в управлении слов и скорректировать стиль изложения. Это время (с учетом нескольких проходов проверки) составляет ~ 3 минуты на страницу текста. Оно может быть увеличено, если Вы употребляете профессиональный сленг или делаете много ошибок.

7. Работа по оформлению текста и результатов исследования.

Следующий процесс подготовки результирующего документа - подбор иллюстраций, верстка текста, набор и оформление таблиц, применение текстовых стилей и т.п. Длительность этого периода такая же, как и набор текста и его коррекция.

8. Работа по настройке программ.

При написании и оформлении своих исследований Вы используете программные продукты, которые, безусловно, необходимо настроить.

В настройку программы входят:

1. Установка программ и дополнений к ним;
2. Настройка шаблонов (стилевого оформления документов по-умолчанию);
3. Написание и компиляция макросов.

Рассмотрим эти функции поподробнее.

8.1. Установка программ. Эта операция включает в себя действия по:

1. сохранению старых настроек (конфигурационных файлов), если это возможно;
2. деинсталляции старой версии программы;
3. установка новых версий программы и дополнений;

В зависимости от объема работы на каждом этапе эти процедуры могут занимать от 0,5 до 1 часа работы;

8 2. Настройка шаблонов.

В рамках этой операции происходит «восстановление» стилевого оформления различных «шаблонов», «настроек по-умолчанию» и т.д. Этот процесс занимает от 5 минут (если Вы заранее сохранили все настройки) до 45 минут и более (если Вы вводите настройки вручную «по памяти»);

8.3. Написание и компиляция макросов.

Следующий этап установки программы заключается в переносе «программ автоматизации работы в системе», а проще - программ внутреннего макроязыка, со старой системы на новую систему. Здесь может возникнуть проблема версий (когда старые макросы отказываются работать в новой версии программы).

На установку одного макроса затрачивается от 5 минут (когда макрос нужно просто «прописать» в шаблоне и скомпилировать его) до 30 минут (когда в него нужно внести исправления). Новый макрос пишется, в зависимости от квалификации программиста, от 30 минут до 3 часов.

Пример. Как это делал автор.

Ниже (в таблице № B.5.1.) приведен пример нормоконтроля и планирования времени для написания данного раздела руководства.

B.5.2.2. Ведение дневника событий и дневника времени.

B.5.2.2.1. Для чего нужно вести дневник событий?

Нередко у начинающего автора возникают следующие вопросы: «А для чего вести сразу два дневника: дневник событий и дневник времени? А вообще существует ли польза от дневников?» Попробуем ответить на эти вопросы.

Дневник событий - это как бы ваши протоколы, в которых Вы отражаете свои намерения, желания, чувства, которые позволили Вам выбрать именно то направление, в котором вы работаете. Не секрет, что, даже спустя всего-навсего неделю после появления у Вас новой мысли, идеи, чувства, Вы быстро забудете о ней. Автор данного руководства не помнит, сколько оригинальных мыслей и решений он потерял за свою жизнь. А, казалось бы, чего проще - просто их надо было куда-то записать...

В дневник времени Вы переносите из дневника событий только те идеи, мысли, решения, которые в Вас уже созрели, и наступила пора в их реализации. При составлении дневника времени как можно тщательней спланируйте объем и порядок проведения работ, а также длительность этих работ. После чего составьте сетевой график, и распределите работы по календарным датам. В этом Вам помогут специализированные программы.

B.5.2.2.2. Протоколирование событий в дневнике.

Ведение дневника событий производите по следующим правилам:

1. Дневник событий ведется по календарным датам, начиная с любого времени (не обязательно с начала года). Упорядочение по датам впоследствии поможет Вам ориентироваться в Ваших записях и поможет Вам проанализировать «тенденции» и «этапы созревания» идеи.
2. Дневник событий, в отличие от дневника времени, не следует вести постоянно, изо дня в день. В нем Вы должны записывать только Ваши самые важные «вехи» на пути возникновения и «созревания» Ваших мыслей
3. Вести дневник событий лучше всего в специальных программах. Однако на первое время подойдет и обычная записная книжка. Необходимо только в начале записи проставлять дату и время записи.
4. Делая запись Важных для вас мыслей, не поленитесь описать одновременно ситуацию, когда она появилось. Некоторые мысли порождаются усталостью, болезнью, разочарованием, и Вы скоро о них забудете. В появлении некоторых мыслей может прослеживаться цикличность. Проанализировав эту цикличность, Вы можете подобрать время, когда Вы ее осуществите наилучшим образом.
5. Вполне возможно, что Вы одновременно ведете не один, а несколько проектов, находящиеся в разной степени готовности. С помощью дневника событий Вы можете правильно рассчитать силы на их осуществление.

B.5.2.2.3. Алгоритм ведения дневника времени.

Алгоритм ведения дневника времени следующий:

1. Вначале Вы пишите среднесрочный план, в котором отмечаете основные вехи, по которым Вы будете планировать свою остальную деятельность. В среднесрочный план не следует включать ежегодно появляющиеся потребности (например, отпуск, работу на даче и т.п.). Однако в нем необходимо распределить по годам все Ваши проекты, по мере их очередности.
2. На основании среднесрочных планов пишется годовой план. В него вносятся:
• пункты из среднесрочного плана;
• периодически повторяющиеся пункты (отпуск, отдых на даче, праздники, дни рождения друзей и т.д.), дата планирования которых наступила;
• Невыполненные задания из прошлогоднего плана;
• Неожиданно появляющиеся длительные (более 1 месяца) дела (например, ремонт дома, автомобиля), которые вводить в среднесрочный план не желательно;
• Ваши текущие обязанности на этот год. Их необходимо только обозначить, чтобы потом на них можно было ссылаться;

Детализация годового плана - 1 месяц;

Планируемые пункты нумеруются по-порядку. Далее идет ссылка на предыдущий (в данном случае - среднесрочный) план. Следующий столбец - важность дела (по Д. Эйзенхауэру).

3. На основании годового плана пишется квартальный план. В него вносятся:
1. Пункты годового плана;
2. Невыполненные задания из предыдущего квартального плана;
3. Неожиданно появляющиеся длительные (более 1 недели) дела (переустановка операционной системы на компьютере, ремонт радио аппаратуры, покупка дорогостоящего изделия и т.п.);
4. Ваши текущие обязанности на квартал (схематично).

Детализация квартального плана - 1 неделя.

Планируемые пункты нумеруются по-порядку. Далее идет ссылка на предыдущий (в данном случае - годовой) план. Следующий столбец - важность дела.

4. На основании квартального плана пишется месячный план. В него вносятся:
1. Пункты квартального плана;
2. Невыполненные задания из предыдущего месячного плана.
3. Ваши текущие обязанности в месяце, но уже не схематично, а разбитые по дням.

Детализация месячного плана - 1 сутки.

Планируемые пункты нумеруются по-порядку. Далее идет ссылка на предыдущий (в данном случае - квартальный) план. Следующий столбец - важность дела.

5. И, наконец, на основании месячного плана пишется недельный план. Он отражает процесс реализации Вашего плана. В него уже могут встраиваться функции напоминания о событиях. Детализация этого плана может быть любой, но должна составлять не менее суток. В этот план вносятся:
1. Пункты месячного плана;
2. Невыполненные пункты предыдущей недели;

Планируемые пункты нумеруются по порядку. Далее идет ссылка на предыдущий (месячный) план. После идет важность дела, а затем - его примерная длительность.

6. После нумерации дел идет запись о работе, примерного времени его исполнения. Последний столбец - отметки о состоянии дел. Любая работа, попавшая в план, может быть:
• работа выполнена (с разной долей успешности);
• работа снята с выполнения;
• сроки ее исполнения перенесены или отложены.

Соответствующие отметки должны быть сделаны в последней графе.

Формы планов представлены в архиве ниже. Дополнительно здесь представлены шаблоны таблиц заполнения планов (от среднесрочных до месячных планов), используемых автором данной работы.

Архив форм для ведения календарной части дневника времени:годовой план, недельные планы.

B.5.2.3. Программы для ведения дневников событий.

Дневник событий можно вести как в общей тетради, так и в любом текстовом редакторе (но не текстовом процессоре, поскольку текстовые процессоры плохо работают с объемными файлами!). Но для профессионального ведения дневника событий на компьютере автор выбрал две бесплатные программы, которые легко приспособить под эти цели: древовидная база данных AML Pages и ежедневник Diary с сайта Laskin Soft (http://www.laskinsoft.narod.ru/).

AML Pages;

В любой древовидной базе данных, таких как AML Pages, My Base и др. очень легко вести дневники. В самом деле: аскетичный интерфейс, возможность организовать «ветви» дневника по датам и возможность поиска текста по всей базе данных делают их неоценимыми помощниками по созданию дневников событий. База AML Pages привлекла автора по следующим причинам:

1. Это «самая бесплатная» из «самых функциональных» древовидных баз данных;
2. Программа произведена в России, и в ней нет проблем с обработкой кириллических символов;
3. Эта база поддерживает сохранение текста на «листьях дерева» в следующих форматах: text/plain, text/html и text/rtf;
4. Программа корректно отображает как форматированный, так и неформатированный текст;
5. При работе с форматированным текстом поддерживаются функции выбора гарнитуры, кегля, начертания и цвета шрифта, выделение цветом фона и напечатанного текста, а также возможность выравнивания текста на странице. Все эти функции доступны на панели инструментов «Формат». К сожалению, текстовые стили в программе не поддерживаются.
6. Программа позволяет: создавать пустые базы данных (на основе шаблона), открывать, сохранять файлы с базами данных AML Pages, Печатать содержимое листа, осуществлять стандартные функции редактирования «Отменить», «Вернуть», «Вырезать», «Копировать», «Вставить» (форматированный и неформатированный текст). Кроме того, существует возможность вставки текста как цитату, сохранять текст на дискету, сохранять текст со сжатием или без сжатия. Все это доступно на панели инструментов «Стандартная».
7. В открытой базе данных можно создавать «ветви» (папки) и «листочки» (поля с текстом), удалять «ветви» и «листочки», осуществлять поиск по всему тексту. Удалять элементы можно как безвозвратно, так и в специальный элемент: «Корзина», из которой можно восстановить нечаянно удаленный текст. Эти функции доступны на панели инструментов: «Книга».
8. В программе есть встроенное контекстное меню, намного упрощающее базовые операции по созданию, удалению и редактированию «ветвей» и «листочков». Функции, отсутствующие на панели инструментов и в контекстном меню, можно найти с помощью системного меню. Это системное меню включает в себя пункты: «Файл», «Правка», «Страницы», «Вид», «Избранное», «Формат», «Сервис», «Плагины», «Окна» и «?» («Помощь»).
9. Программа поддерживает создание заметок - «листочков», причем механизм создания заметок встроен в базу данных;
10. С помощью различных плагинов содержимое базы можно экспортировать в текст, дерево каталогов, осуществить интеграцию пакета с программами Internet Explorer и Microsoft Outlook.

Интерфейс программы классический, двухоконный. Слева представлено «дерево папок и листов» древовидной базы данных. Вид правой части зависит от того, что выбрано в левой части. Если выбрана «ветвь» (папка), то слева показывается ее содержимое (входящие в нее папки и документы). Если выбран «документ», то справа отображается его содержимое (форматированный и неформатированный текст).

Создавать дочерние папки и документы можно при помощи контекстного меню. Для этого необходимо выбрать мышью родительскую папку, а в ней, с помощью контекстного меню, пункт «Новая папка...» или пункт «Новая страница...». После выбора этих пунктов появляется диалоговое окно, в котором нужно задать атрибуты создаваемой папки или страницы, в частности, имя и режим форматирования (отображения) текста.

Для создания дневника в этой базе данных необходимо выбрать стрелку справа от инструмента: «Новый документ». В выпадающем списке выбрать пункт: «Дневник...». После выбора этого пункта появится диалоговое окно (см. рисунок B.007., в котором задаются параметры дневника.

Рис. B.007. Общий вид главного окна программы AML Pages (шаблон «Календарь»).

В этом диалоговом окне введите диапазон доступных дат, и, Voila, можете заполнять дневник своими записями. Не забудьте только после окончания работы с дневником сохранить его с выбранным Вами именем.

Laskin Soft Diary;

Laskin Soft Diary - одна из немногих программ, специально предназначенных для ведения дневника событий. Упор в ней сделан не на описание «логической последовательности дневника», и не на «ассоциативную связь между событиями», а на «визуальное оформление» дневника и передачи своих чувств и мыслей. Этот пакет, может быть, не удовлетворит серьезного работника, привыкшему к «минималистскому» стилю оформления, зато порадует молодого человека, который много работает в Интернете, и который привык общаться в чатах и форумах. Он обладает обширной коллекцией «рисованных» и «анимированных» смайликов (более 400). Также в нем присутствуют функции для изменения формата текста (шрифтового и абзацного оформления), возможности вставки даты, изображений, графических разделители. Есть возможность прикрепления к дневнику файлов, десятибалльная шкала «оценки» рабочего дня и др. функции визуализации. При этой богатой функциональности пакет является абсолютно бесплатным! В настоящее время на сайте http://www.laskinsoft.narod.ru/ доступна третья версия программы.

После установки программы на рабочем столе появляется иконка для запуска программы. Двойной щелчок на ней открывает заставку программы, а затем загружает всю программу ежедневника. Прежде, чем начать работу с программой, необходимо вначале создать нового пользователя программы. Это делается путем вызова диалогового окна добавления пользователя в системном меню. В диалоговом окне можно выбрать опцию для защиты дневника паролем, но автор настоятельно не рекомендует делать этого. Затем нажатием клавиши F5 происходит выбор пользователя программы.

В дневнике присутствуют опция архивирования записей дневника после окончания работы с ним. Автор рекомендует включить эту опцию, поскольку она позволяет восстановить архив записей после сбоя программы или системы.

Выход из программы осуществляется при помощи нажатия клавиши F10.

В открытом окне ежедневника присутствуют: (слева направо и сверху вниз):

1. Системное меню программы, с помощью которого осуществляется доступ ко всем настройкам программы;
2. Закладки «панелей инструментов». С помощью этой закладки можно выбрать одну из панелей инструментов для осуществления функций дневника и настройки его работы;
3. Элемент «Календарь». На нем отображаются дни текущего месяца. Даты, на которые есть записи в дневнике, выделены зеленым цветом. Рядом находятся кнопки, по которым можно переходить по датам, выбирая предыдущую, последующую, первую и последнюю записи в дневнике.
4. Панель управления: «Редактирование», с помощью которого можно осуществлять форматирование текста и вставку наиболее часто встречающихся полей (изображений, графических линеек, времени и т.п.);
5. Коллекция смайликов для вставки их в текст дневника;
6. Само поле для написания и редактирования текста дневника;
7. Линейка с ползунком для оценки дня по десятибалльной шкале;
8. Анимированный смайлик, показывающий настроение, в котором прошел день;
9. Поле с кнопками для управления записями в дневнике. Содержит кнопки «Создать/Изменить» запись в дневнике, «Удалить запись», «Печать запись на принтере» и т.п.

Общий вид программы для ведения дневника событий представлен на рисунке B.008.

Рис. B.008. Общий вид главного окна программы Laskin Soft Diary.

B.5.2.4. Программы для ведения дневников времени.

Вместо того чтобы вести свои дневники времени на бумажном носителе, Вы можете использовать простейшие средства для «механизации» такого рода деятельности. В частности, чтобы вручную не разлиновывать календарную часть дневника времени, можно пользоваться простейшим интерфейсом - просто вести дневник в электронных таблицах. Специализированные программы (типа Microsoft Outlook и Microsoft Projects) имеют более сложный алгоритм управления проектами, и имеют более развитые способы визуализации работ..

Microsoft Excel/Open Office Calc;

Наиболее простой способ «ухода от бумажных копий дневников времени» состоит в использовании для дневников времени (по крайней мере, для его календарной части) электронный таблиц (типа Microsoft Excel и OpenOffice Calc любых версий). Достоинства такого подхода следующие:

1. Вы не используете «твердый» носитель. Это значит, что:
• Вам не нужно тратить бумагу для записи своих планов. Это позволит Вам экономить средства.
• Вам не нужно оставлять место для «пустых» (незаполненных событиями) дней. Это поможет не только экономить средства, но и позволит сделать дневник более читаемым.
• Вам проще вносить изменения при планировании и редактировать существующие планы в электронном дневнике.
• Электронный дневник «почти» не занимает места в Вашей борсетке и также почти «нисколько» не весит. Для переноса рабочей версии дневника можно использовать самую дешевую «флешку».
2. Электронный дневник имеет большую защиту от несанкционированного доступа. Да, флешку можно украсть. Но данные на ней можно защитить паролем, и злоумышленник не получит доступа к Вашему дневнику. К тому же данные на «флешке» нельзя просмотреть незаметно от пользователя.
3. Данные дневника времени, сверстанный в электронных таблицах, могут иметь любую форму, любое количество граф, с помощью которых можно гибко управлять внешним видом и содержанием дневника.
4. Форма представления данных не привязана к какой-либо «заданной наперед» форме.
5. Формат файла электронных таблиц Microsoft Excel могут читаться на любых компьютерах, работающих как под управлением Microsoft Windows, так и Windows Mobile (работающей на КПК), и даже на компьютерах, работающих под управлением UNIX/Linux (с установленными пакетами StarOffice или OpenOffice).
6. Для освоения электронных таблиц требуется намного меньше времени, чем для начала работы с «тяжеловесными» программами для планирования деятельности. Обучение работе с программами - электронными таблицами осуществляется в средней школе и на любых компьютерных курсах (входит в базовую программу обучения компьютерной грамотности).

Недостатками ведения дневника с помощью электронных таблиц являются:

1. Меньшая «наглядность» электронного дневника по сравнению с его твердой копией.
2. Электронные таблицы не обладают необходимой для серьезного планирования функциональностью, и пользователю придется «с нуля» добавлять нужную функциональность.
3. Электронные таблицы не поддерживают напрямую ни диаграммы Ганта, ни метод CPM.

Для создания календарной части дневника времени необходимо создать книгу, состоящую из рабочих листов (worksheets) электронных таблиц, каждый из которых содержит «план» на определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю). Лучше всего создать «шаблон», содержащий в себе уже «оформленную» книгу с планами на целый год. Желательно также месячные планы, а также еженедельное планирование осуществлять в отдельной электронной книге, к которой у Вас будет ежедневный доступ.

Шаблоны электронных книг, содержащие формы планов, используемые автором данной работы, приведены здесь??? (YearPlan.xlt и MounthPlan.xlt).

В принципе, освоив работу с электронными таблицами, Вы можете изменить эти шаблоны и сделать формы дневников, которые будете использовать Вы персонально.

Microsoft Outlook;

Вторым по распространенности программным продуктом, предназначенного для ведения дневника времени, является программа - клиент - органайзер Microsoft Outlook, входящий в состав пакета Microsoft Office начиная с версии 97. Данный программный клиент включает в себя следующие функции:

1. почтовый клиент электронной почты Интернета и сервера Microsoft Exchange (раздел «Почта»);
2. адресная книга со списком контактов (e-mail, телефон, факс и почтовый адрес) (раздел «Контакты»);
3. календарь со списком назначенных, текущих или просроченных событий (раздел «Календарь»);
4. календарь со списком назначенных, текущих или просроченных заданий (раздел «Задачи»);
5. электронные заметки - «стикеры» (раздел «Заметки»);
6. учет времени работы с документами Microsoft Office и адресами электронной почты Outlook (раздел «Дневник»).

Нам интересен 3-я и 4-я функция программы Microsoft Outlook, а именно: функция для отслеживания календарных событий «Календарь» и функция для планирования и построения линейных диаграмм (диаграмм Ганта) «Задачи».

Ведение дневника времени с помощью программы Microsoft Outlook имеет следующие достоинства:

1. Вы не используете «твердый» носитель;
2. Пользователь при работе с Microsoft Outlook приобретает как бы «все в одном» - все функции органайзера и коммуникатора в одном специализированном приложении Microsoft Outlook;
3. Это приложение интегрировано в линейку продуктов корпорации Microsoft для автоматизации работы в офисе. Она позволяет «прозрачно» работать не только с программами из пакета Microsoft Office, но и более сложными пакетами корпорации (например, Microsoft Exchange и Microsoft Projects):
4. Это приложение входит в состав пакета Microsoft Office, который широко распространен, и книги, курсы и обучающие программы для обучения работы с этим приложением широко присутствуют на рынке;
5. На рынке присутствуют средства для импорта, экспорта и синхронизации данных между Microsoft Outlook и рядом других электронных органайзеров.

Недостатки этого подхода:

1. Нетривиальный способ для «переноса» файлов данных программы Microsoft Outlook между различными компьютерами. Для этого требуется либо средства импорта и экспорта данных программы (при этом теряется часть информации), либо переносить сами файлы данных системы (могут возникнуть проблемы с объемом этих файлов, правами доступа для этих файлов либо контролем их версий);
2. Эта программа обладает жестко прописанным алгоритмом работы, что затрудняет адаптацию ведения дневника времени и выдачи отчетных форм в удобном для пользователя варианте, отличного от стандартного варианта представления данных календаря;
3. Microsoft Outlook не поддерживает иерархическое планирование в дневнике времени (отдельно для года, квартала, месяца и недели), которое позволяет полнее представить и «охватить» объемы работы;
4. Microsoft Outlook не поддерживает сетевое планирование методом CRP (Critical Path Method, «метод критического пути»).

Подробнее о программах для планирования с помощью программ Microsoft Outlook смотри в разделе B.5.3.

B.5.3. Линейные диаграммы.

В этом разделе рассматриваются правила линейного планирования и построение диаграмм Ганта.

В планировании любой деятельности определяются два понятия:

Событие. Конкретная временная дата, к которой «привязывается» начало и окончания работы. Некоторые события бывают «периодическими» (повторяющиеся ежегодно, ежемесячно, еженедельно, ежедневно и т.п.). К периодическим событиям относят, например, выходные и праздничные дни, даты окончания некоторых «периодических» обязательных работ и т.п.

Работа (задача). Конкретный промежуток времени для осуществления какой-либо практической деятельности. Работа имеет дату начала (начальное событие) и дату окончания (конечное событие). Работы также классифицируются на:

1. Действительные работы. Требуют для своего осуществления затраты людских ресурсов и времени.
2. Ожидания. Требуют для своего осуществления только затраты времени. К такого рода работам можно отнести, например, ожидания затвердевания бетона при монтаже бетонных конструкций.
3. Фиктивная работа. Эта работа не требует ни средств, ни времени. Например, фиктивной работой может быть телефонный звонок, разрешающий продолжения выполнения работы.

Время проведения отдельных работ могут (и должны!) перекрываться, если это позволяют ресурсы, выделенные на исполнение проекта. Общее время выполнения проекта считается от начала выполнения первой работы до конца выполнения последней. За счет перекрытия промежуточных работ это время можн6о сократить. Иначе говоря, надо максимально «распараллелить» работы, эффективно используя имеющиеся ресурсы, а не выполняя задания «по цепочке», одну за другой. Примером построения диаграмм Ганта служит рисунок B.009.

Рис. B.009. Пример диаграммы Ганта для гипотетического проекта.

На применении диаграммы Ганта основано так называемое «линейной планирование». При линейном планировании планируется:

• длительность каждой работы;
• необходимые ресурсы, привлекаемые для каждой работы;
• время начала работы (событие);
• время окончания работы (событие);
• события, которые могут задержать выполнение работ по проекту (например, выходные и праздничные дни).

После этого все события наносятся на временную шкалу, с помощью которой и строятся диаграммы. Далее эти диаграммы заносятся в специальные программы (например, Microsoft Outlook, см. раздел B.5.2.4.). В этой программе события заносятся в раздел «Календарь», а работы - в раздел «Задачи». Вкратце рассмотрим процесс занесения событий и задач в программе Microsoft Outlook 2003.

Занесение события (встречи) в программе «Календарь».

Для занесения события в программу «Календарь» Microsoft Outlook необходимо:

1. Запустить программу «Microsoft Outlook», а в ней - программу «Календарь»;
2. Щелкнуть на кнопке: «Создать» панели инструментов;



Рис. B.010. Окно создания встречи в программе «Календарь» Microsoft Outlook.

3. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке B.010. В этом окне необходимо выбрать:
• «Тема: » - название события или цель встречи;
• «Место: » - территория, на которой происходит событие (заполнять не обязательно);
• «Дата и время начала события» (с точностью до 0,5 часа);
• «Дата и время окончания события» (с точностью до 0,5 часа);
• «Оповещение» и «Время оповещения» (выбирается по-умолчанию) - задает, будет ли выдаваться предупреждение о наступлении события и интервал этого напоминания;
• Комбинированный список «В это время: » (по-умолчанию - «Занят») - приблизительно учитывает использование людских ресурсов.
4. После этого необходимо выбрать кнопку «Сохранить и закрыть» в этом диалоговом окне;
5. Если в процессе планирования произошла ошибка (например, вы назначили две встречи в разных местах в одно и то же время, программа предупредит Вас об этом). После этого Вы можете скорректировать свои планы, выбрав закладку «Планирование» для данного диалогового окна.

Занесение работы (задания) в программе «Задачи» Microsoft Outlook.

Для занесения работы в программу «Задачи» Microsoft Outlook необходимо:

Запустить программу Microsoft Outlook, а в ней - программу «Задачи»;

1. Щелкнуть на кнопке «Создать» на панели инструментов диалогового окна;



Рис. B.011. Окно создания задачи в программе «Задачи» Microsoft Outlook.

2. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке B.011. В этом окне необходимо выбрать:
• Поле: «Тема: ». Сюда вносится название задачи (работы);
• Поле: «Срок: », в котором определяется время окончания работы;
• Поле: «Дата начала: », в котором определяется дата начала производства работы;
• Комбинированный список: «Состояние: », в котором указывается процесс производства работы: начались работы, задание просрочено, снято, выполнено. По-умолчанию ставится пункт: «Не началась»;
• Комбинированный список: «Важность: », с помощью которого оценивается приоритетность события. По-умолчанию выбирается пункт: «Обычная»;
• Счетчик: «Процент выполнения: », с помощью которого контролируется ход выполнения работы. По-умолчанию устанавливается в «0%»;
• Выбором полей: «Оповещение» указывается, нужно ли вообще проводить оповещение о начале работы (соответствующий флажок), указать дату и время оповещения, а также указать сигнал, которым будет сопровождаться оповещение;
• И, наконец, в поле: «Категории: » задается поле, по которому будет классифицироваться работа при отображении его в главном окне программы «Задачи»;
• Остальные параметры задачи не имеют принципиального значения;
3. При необходимости с помощью вкладки диалогового окна: «Подробно» можно «связать» с задачей ресурсы, необходимые для ее выполнения;
4. После заполнения всех полей выберите кнопку: «Сохранить и закрыть» на панели инструментов данного диалогового окна;
5. Новая задача появится в списке задач.

Список задач можно упорядочить в виде списка (представление задач: «Простой список» или «Подробный список»), либо представить задачи в виде диаграммы Ганта (пункт «Временная шкала заданий»). Подробнее о представлении в программе «Задачи» работ смотри на рисунке B.012.

Рис. B.012. Представление задач в программе: «Задачи» Microsoft Outlook.

После создания задачи можно редактировать ее параметры, выбрав задачу в списке задач на временной шкале. При этом можно редактировать все параметры, о которых говорилось в п. 3 алгоритма создания новой задачи. В частности, можно отменить задачу как исполненную. После этой отметки система перестает напоминать пользователю о стадии выполнения либо просрочки задания.

Напоминания о событиях или задачах.

Если при создании встреч или задач указан флаг «Оповещение», то за некоторое время до наступления события (или начала/завершения задачи) выдается предупреждение. Предупреждение представляет собой диалоговое окно, появление которого сопровождается звуковым сигналом. После появления напоминания можно задать дату его повторного его появления, а можно на некоторое время (до 1 суток) отменить напоминания.

Программа Portable Sunbird

В случае если использовать для планирования времени программу Microsoft Outlook неудобно по различным причинам (за MS Outlook надо платить, ее не просто освоить, существуют трудности с переносом баз данных программы между компьютерами), то лучшим для Вас выходом может быть бесплатная, переносимая на флешке программа Portable Sunbird. Интерфейс этой программы простой, похожий на интерфейс программы Microsoft Outlook и других программ для работы с календарными датами (например, программы органайзера, встроенный в Ваш сотовый телефон). Размер этой программы в распакованном виде – 7,8 Мбайт (без учета «потерянных» кластеров). Скачать эту программу можно на сайте http://portableapps.com/.

Занесение события (встречи) в программе «Sunbird».

Для занесения события в программу «Portable Sunbird» необходимо:

1. Запустить программу «Portable Sunbird»;
2. Щелкнуть на кнопке: «New Event» панели инструментов;



Рис. B.013. Окно создания события в программе «Portable Sunbird».

3. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке B.013. В этом окне необходимо выбрать:
• «Title: » - название события или цель встречи;
• «Location: » - территория, на которой происходит событие (заполнять не обязательно);
• «Дата и время начала события» «Start: » (с точностью до 10 минут);
• «Дата и время окончания события» «End: » (с точностью до 10 минут);
• Флажок «Alarm» («Оповещение» и «Время оповещения», по-умолчанию выключен) - задает, будет ли выдаваться предупреждение о наступлении события и интервал этого напоминания;
• Комбинированный список «Event Status: » («статус события» (по-умолчанию - «Tentative», «Временный, экспериментальный») – определяет статус события. Возможные варианты: «Tentative» – «Временный», «Confirmed» –«Подтвержденный, законченный» и «Canceled» – «Аннулированный».
• Комбинированный список «Категория» («Category») – определяет приблизительно область планирования. Доступные значения: «Anniversary» – «Юбилей», «Birthday» – «День рождения», «Business» – «Работа», «Calls» – «Телефонные переговоры», «Clients» – «Встреча с клиентами», «Projects» – «Проекты», «Travel» – «Путешествия» и т.д.
• Комбинированный список: «Файл календаря» («Calendar File») – указывает файл календаря, в который записывается события. Этот файл должен быть создан заранее через меню: «File» -> «New Calendar File...» или открыт через меню: «File» -> «Open Calendar File...»;
4. После этого необходимо выбрать кнопку «Ok» в этом диалоговом окне;
5. Если в процессе планирования произошла ошибка (например, вы назначили две встречи в разных местах в одно и то же время, программа предупредит Вас об этом);
6. После этого Вы можете спокойно закрыть программу. Все изменения будут записаны автоматически.

Занесение задачи в программе «Sunbird».

Для занесения задачи в программу «Portable Sunbird» необходимо:

1. Запустить программу «Portable Sunbird»;
2. Щелкнуть на кнопке: «New Task» панели инструментов;



Рис. B.014. Окно создания задачи в программе «Portable Sunbird».

3. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке B.014. В этом окне необходимо выбрать:
• «Title: » - название события или цель встречи;
• «Location: » - территория, на которой происходит событие (заполнять не обязательно);
• «Дата и время начала события» «Start: » (с точностью до 10 минут);
• «Дата и время окончания события» «End: » (с точностью до 10 минут);
• «Приоритет задачи» («Priority», по умолчанию – «None»). Возможные приоритеты – «Низкий» («Low»), «Средний» («Medium») и «Высокий» («High»);
• Флажок «Alarm» («Оповещение» и «Время оповещения», по-умолчанию выключен) - задает, будет ли выдаваться предупреждение о наступлении события и интервал этого напоминания;
• Флажок «Status: » («статус события»). Единственное его значение – «Canceled»;
• Флажок «Completed» («Завершение») – указывает на дату досрочной завершении задачи (указывается в комбинированном списке дата завершения);
• Комбинированный список: «% complete» – показывает объем выполненных работ;
• Комбинированный список «Категория» («Category») – определяет приблизительно область планирования. Доступные значения: «Anniversary» – «Юбилей», «Birthday» – «День рождения», «Business» – «Работа», «Calls» – «Телефонные переговоры», «Clients» – «Встреча с клиентами», «Projects» – «Проекты», «Travel» – «Путешествия» и т.д.
• Комбинированный список: «Файл календаря» («Calendar File») – указывает файл календаря, в который записывается задача. Этот файл должен быть создан заранее через меню: «File» -> «New Calendar File...» или открыт через меню: «File» -> «Open Calendar File...»;
4. После этого необходимо выбрать кнопку «Ok» в этом диалоговом окне;
5. Если в процессе планирования произошла ошибка (например, вы назначили две встречи в разных местах в одно и то же время, программа предупредит Вас об этом);
6. После этого Вы можете спокойно закрыть программу. Все изменения будут записаны автоматически.

Общий вид программы Portable Sunbird представлен на рисунке B.015.

Рис. B.015. Общий вид программы Portable Sunbird.

B.5.4. Сетевое планирование.

Наверняка Вы, уважаемый читатель, не располагаете большим запасом времени для своего творчества. Кроме того, я рискну предположить, что Вы делаете произведение под заказ к определенному сроку. Если это так, то Вы нуждаетесь в плане-графике работ, которые можно и нужно оптимизировать. Это особенно важно, если Вы делаете произведение в коллективе. Дл оптимизации Вашего плана Вам подойдет CPM-метод (Critical Path Method - метод критического пути). Рассмотрим, что это такое.

B.5.4.1. Сетевое планирование и управление для оптимизации времени написания произведения.

Родоначальником систем сетевого планирования и управления была система PERT. Ее организация обеспечивала:

• Составление первичного плана работ.
• Контроль над ходом выполнения работ.
• Информирование вышестоящих организаций о состоянии и перспективах хода работ.
• Принятие решения об изменении плана и доведение их до исполнителей.

На основе этой системы был разработан CPM.

B.5.4.2. Основные понятия сетевого плана.

Основными понятиями CPM являются путь, событие и работа.

B.5.4.2.1. Работа.

Работы бывают действительными, ожиданиями и фиктивными.

• Действительная работа требует затрат времени и ресурсов (человеческих и материальных).
• Во время ожидания требуется только затраты времени.

Действительная работа и ожидание обозначается стрелкой.

• Фиктивная работа (или логическая связь) не требует ни времени, ни ресурсов. Примером фиктивной работы может служить телефонный звонок, разрешающий действительную работу. Фиктивная работа обозначается прерывистой стрелкой.

Для характеристики работы используются следующие обозначения:

Рис. B.016. Изображение работ и событий.

• t_ij - время данной работы.
• t_hi - время предшествующей работы.
• t_jk - время последующей работы.
• РН_ij - время раннего начала данной работы.
• ПН_ij - время позднего начала данной работы.
• РО_ij - время раннего окончания данной работы.
• ПО_ij - время позднего окончания данной работы.
• t_КР - критический путь.
• R_ij - общий резерв времени данной работы.
• r_ij - частный резерв времени данной работы.
• Kн_ij - коэффициент напряженности данной работы.

Эти величины связаны между собой:

РН_jk = max РО_ij      (B.1)

РО_ij = РН_ij + t_ij      (B.2)

ПО_hi = min ПН_ij      (B.3)

ПН_ij = ПО_ij - t_ij      (B.4)

R_ij = ПО_ij - РО_ij = ПН_ij - РН_ij = ПС_j - РС_i - t_ij      (B.5)

r_ij = РС_j - РС_i - t_ij      (B.6)

где ПС_j, РС_j, R_j и N_j - временные характеристики события j.

Замечание: r_ij является собственным резервом времени работы, не влияющим на резервы времени других работ.

Коэффициент напряженности данной работы:

     (B.7)

где T_кр - длина критического пути для проекта.

S t_{кр.совм} - проходящий через событие самый длинный путь, на котором находятся критические работы.

Работы лучше представлять в виде таблицы.

Стохастические и детерминированные работы.

Стохастические модели предполагают, что работу можно выполнить в минимальное, максимальное и наиболее вероятное время (t_min, t_max и t_нв соответственно). В этом случае в расчеты CPM подставляют среднее время работы t_срij. Оно вычисляется по формулам:

     (B.8)

если известно наиболее вероятное время выполнения работы, или

     (B.9)

в остальных случаях.

В детерминированных моделях t_ij известно.

Дисперсия стохастической модели вычисляется по формуле:

     (B.10)

B.5.4.2.2. Событие.

Событие - это результат нескольких работ, после которого можно начинать одну или несколько последующих работ.

События характеризуются следующими параметрами:

• N_j - номер события.
• РС_j - ранний срок наступления события.
• ПС_j - поздний срок наступления события.
• R_j - резерв события.

Между параметрами события и работ существуют следующие соотношения:

РС_j = max РО_ij      (B.11)

РО_ij = РС_j + t_ij      (B.12)

РН_ij = РС_i      (B.13)

ПС_j = ПО_ij      (B.14)

ПН_ij = ПС_j - t_ij      (B.15)

ПС_i = min ПН_ij      (B.16)

R_j = ПС_j - РС_j      (B.17)

B.5.4.2.3. Путь

Путь - это продолжительность всех работ, которые выполняются между двумя событиями.

Имеется несколько вариантов путей.

Полный путь - сумма путей между исходным (начальным) и завершающим (конечным) событием данного сетевого плана.

Критический путь - максимально длинный из возможных путей между начальным и конечным событиями.

В проекте может быть несколько критических путей одинаковой длины.

B.5.4.2.4. Коэффициенты напряженности работы.

Коэффициент напряженности работы указывает, насколько критичны сроки выполнения данной работы для выполнения всего проекта. Можно пользоваться следующей примерной таблицей.

Таблица B.III.

Соответствие между коэффициентов напряженности и уровнем, на котором контролируется работа.

Kн	Начальник.
0,9 - 1.0	Директор
0,7 - 0,9	Руководитель проекта.
0,4 - 0,7	Мастер, руководитель группы.
0,1 - 0,4	Бригадир, самоконтроль.

B.5.4.3. Составление сетевого плана по таблице работ.

Имея на руках таблицу работ, можно осуществить построение сетевого графика. Принципы его построения следующие:

События нумеруются и изображаются кружками (см. рисунок B.016.) На начальном этапе положение событий на графике произвольное.

Работы изображаются стрелками, направленные от начального события к конечному событию.

Построение осуществляется от одного исходного события и заканчивается одним конечным завершающим событием.

В системе не должно быть замкнутых контуров (циклов) (см. рисунок B.017., a).

Происходит индексация работ от исходного до завершающего события.

Между двумя событиями не должно быть 2-х или более работ (см. рисунок B.017., b). Если по логике проекта это случается, необходимо «расшивать» работы фиктивными связями.

Провисающие события и работы не должны присутствовать на графике (см. рисунок B.017., c).

Желательно избегать пересечения работ (см. рисунок B.017., d).

Рис. B.017. Недопустимые элементы сетевого графика.
a) Циклы, b) «Удвоенная» работа
c) Провисающие события и работы d) Пересечения работ

В алгебре такой сетевой график называется ориентированным графом.

Далее производится расчет полученного сетевого графика (предварительно построенного на бумаге.) При расчете необходимо определить параметры:

• Наиболее ранние из возможных и наиболее поздние из времен начальной работы.
• Критический путь (с R_ij=0).
• Резервы времени (общий и частный) работ, не лежащих на критическом пути.
• Коэффициенты напряженности работы. При расчете удобно ранние сроки наступления событий считать, начиная с начального события (до конечного события), а поздние сроки - в обратном порядке.

При любом способе расчетов желательно все-таки рисовать сетевой график. Так труднее запутаться в расчетах.

B.5.4.4.Оптимизация сетевого плана и нахождение коэффициентов.

После составления сетевого плана производится его оптимизация. Ее цель - так распределить имеющиеся ресурсы, чтобы уменьшить критический путь. Это осуществляется следующими мерами:

• По возможности максимально «распараллелить» все работы.

Они должны, если позволяют ресурсы, идти не зависимо друг от друга.

• Все ожидания по возможности выделить в отдельную ветвь. В этом случае процессы, не требующие людских ресурсов, не тормозят работы, в которых они требуются.
• Если в параллельных ветвях много работ с большими собственными резервами времени, постарайтесь увеличить длительность работы, перебросив ресурсы на более важные работы, находящиеся на критическом пути. Иногда это уменьшит сроки выполнения работ. Это основные правила оптимизации времени выполняемых работ, используемые на практике.

От себя автор хочет добавить, что при составлении графика сбор материала необходимо вывести в отдельную ветвь, начинающуюся от начального события и кончающуюся событием, начиная с которого автор начинает писать текст.

При планировании «творческих» процессов необходимо учитывать, что о многие работы, которые в деловой практике можно оптимизировать, в творчестве не поддаются оптимизации. Например, сколько времени надо писателю, чтобы продумать и «прочувствовать» образы своих героев? Сколько времени может потребоваться фотографу для выбора места и времени съемок, поставить свет и «уловить» настроение? И если время загрузки страницы при поиске в Интернете и можно оценить, то, как оценить то количество страниц, которые просто необходимо просмотреть для создания представительной выборки фактов? А как оценить «полезность» книги, которую Вы нашли в каталоге библиотеки, и сколько времени потребуется на ее конспектирование или ксерокопирование? Как видите, вопросов в творческом процессе, не поддающихся оптимизации, очень много.

Однако в датамайнинге есть задачи, время на выполнение которых можно и нужно определить с достаточной точностью. Это следующие работы:

1. Составление интеллект-карты для написания произведения либо уточнения целевой функции;
2. Написание плана-содержания основных моментов исследования или «конечного» документа;
3. Составление текста по имеющимся плану и тезисам;
4. Набор текста;
5. Корректура текста;
6. Подбор иллюстраций;
7. Верстка текста.

После появления у Вас необходимых навыков для выполнения этих работ, Вы можете осуществить нормоконтроль времени и оценить время, которое будет потрачено на написание проекта, исходя из объема собранного материала.

B.5.5. Расширенный план произведения. Тезисы.

Многие авторы (Дейл Карнеги, Наполеон Хилл и другие) [19, 20] советуют после написания плана-содержания произведения написать также расширенный план произведения и дополнить его тезисами.

Однако автор данной книги никогда не писал расширенного плана своих литературных произведений - он просто вставлял собранный материал в план-содержание произведения (см. пример в разделе B.5.) Может быть, он это делает зря - все знаменитые писатели (А.С. Пушкин, Л.Н. Толстой) все же писали расширенные планы своих произведений и более серьезно работали с собранным материалом.

Как видно из приведенного выше примера, документ, прежде чем он будет подготовлен и представлен для утверждения руководству, подвергается большой переработке. И расширенный план сценария здесь будет уместен.

B.5.6. Резюме.

В данном разделе Вы познакомились с основными приемами планирования вообще и планированием исследований методами датамайнинга в частности. Вы ознакомились с одним из самых важных «пластов», на которых зиждется проведение любого исследования - о планировании сроков и ресурсов для проведения исследований. Конечно же, данная тема отнюдь не ограничивается изложением данного раздела. Планирование - это такая же необъятная дисциплина, как и датамайнинг. К тому же материал этой работы писался на основе лекций, прослушанных автором в 1989 году, и многое с тех пор изменилось. Не изменилось только одно - отношение государства и бизнеса к планированию.

Для целей планирования Вы можете самостоятельно изучить следующие продукты, которые в настоящее время являются ведущими пакетами по планированию бизнес-процессов:

Продукция корпорации Microsoft (по мере убывания сложности и функциональности):

• Microsoft Projects;
• Microsoft Outlook;
• Microsoft Excel;
• Microsoft Calendar;

Продукция сторонних производителей:

• Mozilla Sunbird;
• Плагины к Mozilla Firefox и Mozilla Thunderbird;
• Evolution;

Онлайновые сервисы:

• Сервис «Календарь» портала Mail.Ru
• Google Calendar;

Вопросы и упражнения

Извините, раздел пока не готов