Начало… » Содержание » Работа клерка » Электронный дневник » Введение
Как пользоваться электронным дневником?
A. Введение. Для чего нужен электронный дневник?
Если Вы работаете чиновником, бизнесменом, ответственным работником, или даже просто служащим или клерком, Вам приходится планировать свое время. Правило выполнения любой задачи -- одно дело в один момент времени, "одна песчинка в каждый момент времени". Однако дела сваливаются неожиданно, поэтому для правильной работы служащего ему необходимо как запланировать текущие и запланированные дела, так и оставить резерв времени для выполнения неожиданных работ (резерв должен составлять не менее 60% рабочего времени.)
Для планирования времени чаще всего используются ежедневники. Они обязательно должны содержать поля:
- время события, даты, выполняемой работы;
- вид события, работы;
- отметка о выполнении.
- фамилий, имен и отчеств контрагентов;
- названий фирм, их адресов;
- номеров телефонов, факсов, адресов электронной почты;
- личные данные сотрудников и контрагентов.
Кроме того, необходимы также записи для:
И все это нужно уместить в одной книге!
Отсюда вытекают недостатки бумажных ежедневников:
- они часто не содержат нужных полей;
- они либо слишком объемны, либо неполны;
- они теряются;
- старый ежедневник трудно утилизировать (из-за конфиденциальности находящихся в нем данных);
- в нем неудобно делать исправления;
- площадь листов используется не полностью.
Большинства этих недостатков лишены карманные компьютеры (КПК) и электронные органайзеры. Их главные преимущества -- возможность исправления, стирания и глобального поиска информации в нем. Главный недостаток -- необходимость элементов электропитания. Плюсы и минусы электронных органайзеров приведены ниже в таблице.
Таблица I.
Плюсы и минусы электронных органайзеров
| - | + |
|---|---|
| - Требуют элементы или аккумуляторы для электропитания. Трудность утилизации отслуживших элементов. | + Почти неограниченный срок службы при смене батарей. Возможность работы от неполного набора батарей и при пониженном питании. |
| - Сменить названия полей затруднительно. | + Большой выбор дополнительных полей для адресов. |
| - Неудобный ввод текста | + Компактность, удобство вывода и просмотра информации в дневнике. |
| - | + Возможность стирания, простота изменения записей, возможность глобального поиска по всему дневнику. |
| - Излишне подробная информация. | + Лишняя и неполная информация не занимает места в памяти. |
.